Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es:

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

2. Alcance y roles

L&C Solutions construye y opera asistentes virtuales de WhatsApp, páginas web, aplicaciones y campañas de publicidad para otros negocios. Por eso tratamos datos personales en dos calidades distintas:

Como responsables

Tratamos como responsables los datos de las personas que visitan nuestro sitio, nos escriben, agendan una reunión o contratan nuestros servicios (clientes y prospectos).

Como encargados, por cuenta de nuestros clientes

Cuando operamos el asistente de WhatsApp o el sistema de un negocio cliente, los datos de los clientes finales de ese negocio pertenecen al negocio, que es el responsable del tratamiento. Nosotros los tratamos solo por su cuenta, siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio contratado. No los usamos para fines propios ni los vendemos. Si eres cliente de uno de esos negocios, puedes ejercer tus derechos ante él o ante nosotros, y trasladaremos tu solicitud al negocio correspondiente.

3. Qué datos tratamos

• Datos de contacto e identificación: nombre, número de teléfono o de WhatsApp, nombre del negocio, ciudad y correo electrónico, cuando nos los entregas.
• Contenido de las conversaciones: los mensajes, notas de voz, imágenes y documentos que se envían por WhatsApp al asistente de un negocio o a nosotros.
• Datos de pedidos y servicio: productos solicitados, dirección y ciudad de entrega, estado del envío e historial de compras con el negocio, cuando el asistente gestiona pedidos.
• Identificadores técnicos de WhatsApp: el número o el identificador de usuario de WhatsApp, el nombre de perfil y los identificadores de los mensajes que entrega la plataforma de Meta.
• Datos de origen publicitario: cuando una persona escribe desde un anuncio de Facebook o Instagram, la referencia del anuncio de origen que envía Meta.
• Datos de navegación: preferencias guardadas en tu propio navegador al usar las demostraciones del sitio (ver la sección 14).

No solicitamos datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, de salud, orientación política o religiosa, o datos biométricos). Te pedimos no enviarlos por los asistentes. Si se reciben, no se usan para ninguna finalidad distinta a responder la conversación.

4. Para qué los usamos

• Responder consultas, atender solicitudes y agendar reuniones.
• Prestar los servicios contratados: operar los asistentes de WhatsApp, tomar y hacer seguimiento a pedidos, informar el estado de envíos y escalar la conversación a una persona del negocio cuando hace falta.
• Mantener el contexto de la conversación para que el asistente no repita preguntas y responda con coherencia.
• Generar respuestas automáticas mediante modelos de inteligencia artificial (ver la sección 6).
• Transcribir notas de voz y leer imágenes enviadas por el cliente, solo para poder responderlas.
• Medir el funcionamiento del servicio, detectar errores y mejorar la calidad de las respuestas.
• Facturar, cumplir obligaciones contables y legales, y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Enviar información comercial de L&C Solutions solo a quien la haya autorizado, con la opción de retirarse en cualquier momento.

5. WhatsApp y plataformas de Meta

Nuestros asistentes funcionan sobre la plataforma oficial WhatsApp Business de Meta Platforms, Inc. Al escribir a un número atendido por un asistente, los mensajes viajan por la infraestructura de WhatsApp, que también los trata según sus propias condiciones y su política de privacidad (whatsapp.com/legal).

Si un negocio cliente conecta su número a nuestra plataforma, nos autoriza a recibir y enviar mensajes en su nombre y, si lo elige, a sincronizar sus contactos y el historial reciente de chats para dar continuidad a la atención.

6. Con quién los compartimos

Solo compartimos datos con proveedores que necesitamos para prestar el servicio y que actúan como encargados del tratamiento:

• Meta Platforms (WhatsApp, Facebook, Instagram): transmisión de los mensajes.
• Proveedores de conexión a WhatsApp autorizados por Meta (por ejemplo, 360dialog), cuando un negocio se conecta a través de ellos.
• Proveedores de inteligencia artificial (por ejemplo, OpenAI, Anthropic y DeepSeek): procesan el texto, el audio o las imágenes de la conversación para generar la respuesta, transcribir una nota de voz o leer una imagen. Usamos sus servicios por API.
• Proveedores de infraestructura: servidores y servicios en la nube donde se alojan nuestros sistemas, y servicios de correo para enviar avisos.
• Empresas de transporte y mensajería: solo cuando el asistente gestiona un envío, y solo los datos necesarios para la entrega.
• El negocio cliente: los datos de sus propios clientes, a los que tiene acceso desde su panel.
• Autoridades: cuando una ley o una orden de autoridad competente lo exija.

No vendemos ni alquilamos datos personales a terceros.

7. Transferencias internacionales

Algunos de los proveedores mencionados están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, la Unión Europea y Asia. Por eso los datos pueden transmitirse y alojarse fuera del país. Al aceptar esta política, o al escribir a un asistente después de haber sido informado de ella, autorizas esas transmisiones. Las hacemos solo con proveedores que ofrecen garantías de seguridad y confidencialidad, conforme a los artículos 26 de la Ley 1581 de 2012 y 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013.

8. Cuánto tiempo los guardamos

• Conversaciones y contexto del asistente: mientras el negocio cliente mantenga el servicio activo con nosotros, o hasta que el titular o el negocio pidan su eliminación.
• Datos de pedidos y facturación: durante el plazo que exijan las normas contables y tributarias colombianas.
• Prospectos: hasta 24 meses desde el último contacto, salvo que pidas eliminarlos antes.

Cuando termina la relación con un negocio cliente, eliminamos o le devolvemos los datos de sus clientes finales según lo acordado. Solo conservamos lo que la ley nos obligue a guardar.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida o alteración. Entre ellas están las conexiones cifradas (HTTPS), el control de accesos con credenciales individuales, el acceso a los datos de cada negocio limitado a ese negocio y al personal que lo atiende, el manejo de llaves y credenciales fuera del código fuente, y las copias de respaldo. Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a quien corresponda y a la Superintendencia de Industria y Comercio, según la ley.

10. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que les damos a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales.

11. Consultas y reclamos

Puedes ejercer tus derechos escribiendo a contacto@lycsolutions.co o por WhatsApp al +57 310 623 0615. Incluye tu nombre, el número de WhatsApp o el dato que quieres consultar, qué solicitas y un medio para responderte. El área encargada de atender estas solicitudes es la gerencia de L&C Solutions.

• Consultas: las respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que las recibimos. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): los atendemos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin respuesta tuya, entenderemos que desististe. Si no es posible atenderlo en el plazo, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

12. Eliminación de datos

Puedes pedir en cualquier momento que eliminemos tus datos personales, incluidas tus conversaciones con un asistente operado por L&C Solutions. Para hacerlo:

1. Escribe a contacto@lycsolutions.co o por WhatsApp al +57 310 623 0615 con el asunto "Eliminar mis datos".
2. Indica el número de WhatsApp desde el que hablaste y, si lo sabes, el nombre del negocio con el que conversaste.
3. Verificaremos que la solicitud venga del titular del número.
4. Eliminaremos tus datos de nuestros sistemas en un máximo de quince (15) días hábiles y te confirmaremos cuando esté hecho.

Solo conservaremos lo que la ley nos obligue a guardar, como los registros contables de una compra. Si los datos pertenecen a un negocio cliente, le informaremos la solicitud para que también los elimine de sus registros. Los mensajes que ya están en la aplicación de WhatsApp de tu teléfono o del negocio no dependen de nosotros: puedes borrarlos desde la propia aplicación.

13. Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos a negocios y a personas mayores de edad. No recolectamos intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes. Si se tratan, se hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, como exige el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Si eres padre, madre o representante y crees que tenemos datos de un menor, escríbenos y los eliminaremos.

14. Cookies y almacenamiento local

Este sitio no usa cookies de publicidad ni de seguimiento propias. Las demostraciones interactivas pueden guardar en tu propio navegador los datos que escribas, para no perderlos al recargar. Esos datos no se envían a nuestros servidores y puedes borrarlos limpiando los datos del sitio en tu navegador. Las fuentes tipográficas se cargan desde Google Fonts, que puede registrar datos técnicos de la conexión según su propia política.

15. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros servicios o la ley. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización. Si el cambio afecta de forma sustancial las finalidades del tratamiento, lo informaremos antes de aplicarlo y, cuando la ley lo exija, pediremos una nueva autorización.